Politique d’annulation des inscriptions aux voyages et activités
Mise à jour et adoptée le 7 avril 2026
- Considérant qu’aucun voyage ou qu’aucune activité ne devrait donner lieu à un déficit ;
- Considérant les frais administratifs minimaux exigibles que le Club doit supporter pour chaque voyage ou chaque activité ;
- Considérant que le coût exigé pour une participation à un voyage ou à une activité est calculé en fonction du nombre de participants potentiels ;
- Considérant qu’il y a un nombre maximum de places offertes pour chaque voyage et chaque activité ;
- Considérant que le risque financier que le Club peut supporter pour chaque voyage ou chaque activité doit être réduit au minimum.
Le conseil d’administration du Club Cyclorizon propose que la politique d’annulation des voyages et activités présentant les dispositions suivantes soit adoptée :
Annulation 60 jours ou plus avant un voyage ou une activité :
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Le membre qui annule sa participation est remboursé en totalité du coût payé, moins les frais de l’agence de crédit *, et sa place est offerte à un autre membre.
Annulation à moins de 60 jours avant un voyage ou une activité :
- S’il y a des membres en attente d’une place, le participant qui annule sa participation est remplacé et remboursé en totalité, moins les frais de l’agence de crédit *, à la réception du paiement du remplaçant; (voir plus bas le point Une liste d’attente).
- S’il n’y a pas de membre en attente d’une place et que la participant trouve un remplaçant, les deux membres règlent les frais de participation entre eux et avisent les organisateurs du changement de participant.
- S’il n’y a pas de membres en attente d’une place et qu’il ne propose pas de remplaçant, le participant qui annule sa participation n’a pas droit au remboursement.
- Le membre qui annule sa participation pour un cas de force majeure et qui ne dispose pas d’une assurance annulation est remboursé en totalité du coût payé moins les frais de l’agence de crédit *. Un cas de force majeure pourrait être : un événement imprévisible et inévitable, tel un décès, une maladie ou un accident. La décision finale relève du CA du Club.
Une liste d’attente :
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Une liste d’attente sera créée et mise à jour par les organisateurs de l’activité qui verront à entretenir les contacts avec les membres inscrits sur la liste au fur et à mesure des inscriptions.
* Le Club doit assumer, lors de la transaction initiale, des frais de 2,9 % de la totalité des coûts, plus un frais fixe de 0,30 $ par transaction.
